Privacyverklaring

Wij willen duidelijk maken waarom wij persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze gebruiken en beschermen en over je rechten daarbij. Hockeyvereniging HTC Son respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie vertrouwelijk.

Hockeyvereniging HTC Son verwerkt persoonsgegevens van leden in het kader van het lidmaatschap en op basis van wettelijke grondslagen en statuten. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang als sportvereniging. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met het bestuur.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Gegevens om de lidmaatschapsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Leden worden opgenomen in de ledenadministratie, van waaruit ook incassobetalingen voor de contributie worden georganiseerd
• Gegevens om clubinformatie te kunnen verspreiden via bulk email
• Gegevens voor inschrijving bij clubactiviteiten

2. Delen van gegevens met derde partijen

Hockeyvereniging HTC Son deelt jouw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Hockeyvereniging HTC Son, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Uitvoering van een overeenkomst 

Verstrekking van jouw persoonsgegevens aan derden is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om de contractuele verplichtingen jegens jou, als leden van onze vereniging, na te komen.

Voor externe verwerking 

HTC Son verstrekt persoonsgegevens aan derden zodat ze gegevens voor HTC Son kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met dit privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder deze derden verstaan wij onze IT-leveranciers, websitebeheerder en de partijen conform onze statuten.

Om juridische redenen 

HTC Son deelt slechts persoonsgegevens als het bestuur van mening is dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting 

Indien een wettelijke verplichting dit van het bestuur vereist, zullen jouw persoonsgegevens worden verstrekt.

HTC Son maakt afspraken met de ontvangers van jouw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en zo nodig worden beveiligd.

3. Waar worden gegevens opgeslagen?

Onze gegevens worden hetzij op onze eigen servers opgeslagen, hetzij op servers van derden. Deze servers zijn gestationeerd binnen de Europese Unie.

4. Bewaartermijn

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op het bestuur rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om de leden onze diensten te kunnen leveren.

5. Jouw rechten

Elk lid heeft een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevens wissen, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar.

Recht van inzage

Op uw verzoek zal het bestuur jou schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van jou verwerken. Bij jouw verzoek dien je je te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van jou hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij jou daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten je geldend kan maken.

Verbetering of aanvulling 

Als je inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kun je het bestuur verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Het bestuur zal de reactie motiveren.

Gegevens wissen

Je kan het bestuur verzoeken om jouw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in de volgende gevallen:

• opzegging van jouw lidmaatschap of van jouw kind;
• de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
• je trekt jouw toestemming voor (verdere) verwerking in en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
• je maakt gemotiveerd bezwaar en er zijn geen dwingende redenen om jouw bezwaar niet te honoreren;
• de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
• wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen.

Beperking verwerking 

Als je een onjuistheid of onvolledigheid in jouw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kun je het bestuur verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij jouw verzoek in behandeling hebben. Je mag het bestuur ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als je van mening bent dat jouw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of deze niet meer nodig hebben, of als je bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van  jouw beperkingsverzoek zal het bestuur de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data

Als je persoonsgegevens aan HTC Son hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij jouw gegevens in de uitvoering van een overeenkomst met jou hebben verwerkt, dan heb je het recht ons om een kopie van deze persoonsgegevens te vragen.

Bezwaar

Je mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Het bestuur zal verwerking van jouw gegevens na ontvangst van jouw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden.

Wil je van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kun je contact opnemen via [email protected]. HTC Son zal binnen 4 weken na ontvangst over uw verzoek beslissen, tenzij het bestuur binnen die termijn laat weten dat het bestuur nog iets meer tijd nodig heeft.

6. Klachten

Heb je een klacht over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen we er samen niet uit, dan vinden we dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

7. Links

De clubwebsite bevat links naar andere websites. HTC Son is in geen geval verantwoordelijk voor de manier waarop deze websites de privacy van de bezoekers waarborgen. Tevens is HTC Son niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites.

8. Vragen?

Heb je nog vragen? Stuur dan een e-mail naar [email protected].

Dit privacy beleid is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het bestuur behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op de clubwebsite gepubliceerd.

juli 2023